12 Cách quản lý thời gian thông minh để làm việc hiệu quả cao

Muốn đạt được hiệu quả trong công việc và cuộc sống thì chúng ta cần biết cách quản lý thời gian thông minh. Điều này có nghĩa là thay vì cứ cố gắng để bận rộn để làm gì đó thì chúng ta hãy học cách làm việc có năng suất hơn. Bài viết dưới đây của Seoul Academy sẽ chỉ cho bạn những kinh nghiệm quản lý thời gian hiệu quả của người thành đạt mà bạn có thể học tập nhé!

Nên hoàn thành những việc quan trọng trước

Một nguyên tắc quan trọng để quản lý thời gian thông minh đó chính là tập trung hoàn thành những việc quan trọng trước. Trong một ngày làm việc, bạn sẽ chia ra những việc quan trọng nhất với những việc bình thường để thực hiện theo thứ tự. Những việc quan trọng sẽ được thực hiện đầu tiên, còn những việc khác sẽ được thực hiện sau đó, có thể chuyển sang ngày hôm sau nếu hết thời gian.

Nếu bạn biết cách làm việc theo nguyên tắc này thì bạn đã được xem là nắm được nguyên tắc cơ bản trong cách quản lý thời gian thông minh. Đây là kỹ năng quan trọng trong việc quản lý thời gian hiệu quả mà bạn cần lưu ý.

Học cách từ chối

Khi bạn đồng ý nhận làm một việc gì đó có nghĩa là việc đó đáng được bạn quan tâm và dành tâm huyết để hoàn thành. Tuy nhiên, bạn cần có sự phân biệt rõ việc nào thực sự cần quan tâm và có thể đảm nhận. Đối những việc không đáng thì bạn hãy học cách từ chối. Bởi nếu bạn không biết cách từ chối sẽ khiến cho công việc bản thân bị quá tải và sẽ không thể hoàn thành được.

Nên ngủ đủ 7 – 8 tiếng trong một ngày

Nhiều người vẫn thường nghĩ việc quản lý thời gian thông minh có nghĩa là phải tăng thời gian làm việc hàng ngày lên cao thì mới mang lại hiệu quả. Tuy nhiên, điều này là hoàn toàn sai lầm. Theo một nghiên cứu của khoa học thì chỉ khi con người ngủ đủ giấc mỗi ngày thì mới đảm bảo cơ thể được nghỉ ngơi đủ, sức khỏe mới có thể giúp bạn làm việc tối đa.

Vì vậy, bạn hãy lắng nghe cơ thể mình là ngủ đủ giấc mỗi ngày. Đây cũng là một kỹ năng quản lý thời gian giúp bạn có thêm nhiều năng lượng và sức khỏe để làm việc năng suất mỗi ngày. Nếu không ngủ đủ giấc sẽ có hại đến sức khỏe, gây ảnh hưởng đến năng suất lao động.

Cần có sự tập trung hoàn thành nhiệm vụ

Những yếu tố có thể sẽ gây cản trở đến khả năng hoàn thành nhiệm vụ của bạn thường là internet, ứng dụng giải trí,… Khi bạn muốn tập trung hoàn thành công việc thì hãy gạt những thứ đó sang một bên. Đừng nên lãng phí thời gian của mình vào việc vô bổ. 

Một cách làm việc năng suất cũng như để quản lý thời gian thông minh mà bạn có thể học tập đó chính là tạo không gian yên tĩnh để làm việc. Bạn cũng có thể thêm một chút nhạc để tạo cảm hứng và thư thái thoải mái cho sự sáng tạo.

Không nên trì hoãn

Hầu như cách quản lý thời gian thông minh của những người thành đạt đều xuất phát từ chí không trì hoãn. Sự trì hoãn là yếu tố cản trở đến sự thành công của mỗi người. Chúng ta hãy cố gắng buông bỏ điều này để đảm bảo công việc sẽ được hoàn thành đúng hạn và mang lại hiệu quả. Đừng nên “nước đến chân mới nhảy” vì khi đó bạn sẽ thực sự căng thẳng và lúng túng trong việc xử lý công việc.

Từ đó, chất lượng cũng như hiệu quả lao động sẽ bị giảm đi đáng kể. Vậy bạn nghĩ sao về việc hoàn thành công việc trước deadline? Bạn thử nghĩ xem, nếu như hoàn thành công việc trước thời hạn thì chúng ta sẽ có thêm thời gian để check lại quá trình và kết quả làm việc xem có sai sót gì không để sửa chữa kịp thời.

Tìm hiểu thêm: Cách sắp xếp thời gian vừa học vừa làm

Không để những thứ khác làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc

Một kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà bạn vẫn có thể học hỏi đó chính là không nên để những thứ khác làm ảnh hưởng và sao nhãng đến tiến độ công việc. Nếu khi đang tiến hành làm việc gì đó mà có những việc khác phát sinh. Nếu có thể, bạn hãy tạm gạt bỏ những việc đó sang một bên và tập trung hoàn thành những việc quan trọng trước. Sau khi hoàn thành việc quan trọng xong thì tập giải quyết việc khác cũng chưa muộn.

Cần có sự vạch rõ thời gian và mục tiêu để hoàn thành nhiệm vụ

Bạn hãy thử nghĩ xem, thay vì cứ ngồi nghĩ không biết bao giờ mới hoàn thành xong công việc thì tại sao không thay đổi cách nghĩ thành “mình sẽ làm việc này chỉ trong vòng 1 giờ,…” Hãy tự cho bản thân một deadline để thúc đẩy sự cố gắng, ý chí phấn đấu hoàn thành công việc đúng hạn và hiệu quả.

Nên có sự giải lao

Quản lý thời gian thông minh không có nghĩa là không cần giải lao. Mỗi lần bạn hoàn thành công việc thì hãy tự dành khoảng 5 đến 10 phút để giải lao. Điều này vừa giúp bản thân giảm stress, bộ não được nghỉ ngơi để refresh lại. Mỗi lúc nghỉ ngơi thì bạn có thể nghe một giai điệu vui tươi, uống một tách trà, hít thở khí trời,… Sau đó, bạn sẽ trở lại với công việc một cách tràn đầy năng lượng.

Nên thường xuyên tập thể dục và ăn uống điều độ

Các nghiên cứu chỉ ra rằng, lối sống lành mạnh có sự liên kết chặt chẽ với hiệu quả công việc. Cũng giống như việc ngủ đủ giấc thì tập thể dục thường xuyên và ăn uống khoa học cũng sẽ giúp bạn tập trung hoàn thành công việc hơn. Bạn thử nghĩ xem, nếu chúng ta làm việc như một cái máy mà không cần nghỉ ngơi, không luyện tập, ăn uống qua loa thì sẽ rất mệt mỏi. Từ đó, năng suất lao động cũng sẽ không đạt được như mong muốn.

Đôi khi làm việc ít nhưng lại tạo nên giá trị nhiều

Không phải cứ nhất thiết làm việc nhiều mới tạo nên nhiều giá trị trong cuộc sống. Hãy học cách quản lý thời gian thông minh của người thành đạt là làm việc ít nhưng tạo nên giá trị nhiều. Điều này có nghĩa là gì? Có nghĩa là bạn hãy tập trung nhiều để làm những việc quan trọng và mang lại nhiều giá trị, có sự sàng lọc và giảm bớt những việc vô nghĩa.

Trong thời gian chờ đợi thì có thể tự tạo công việc cho mình

Một cách quản lý thời gian thông minh lại mang đến hiệu quả cao đó chính là nên làm việc gì đó trong thời gian chờ đợi. Trong cuộc sống, đôi lúc chúng ta có rất nhiều thời gian rảnh trong một ngày cho quá trình chờ đợi như chờ xe bus, xếp hàng,… Nếu bạn biết tận dụng khoảng thời gian này để làm những việc đơn giản như nghe sách nói, xem video, nghe podcast,… thì bạn vẫn có thể học được nhiều điều trong lúc chờ đợi.

Bên cạnh đó, những việc này cũng sẽ giúp bạn giảm đi stress và rèn dũa được sự kiên nhẫn hơn. Hãy thử làm những việc này trong lúc chờ đợi để xem nó có hiệu quả không nhé.

Đôi khi, cần có sự “cách ly” với bên ngoài

Có những lúc, bạn cần một không gian để tập trung làm việc cao độ. Chính vì thế, sẽ có những lúc bạn cần phải tự cách ly bản thân với thế giới bên ngoài để tránh bị quấy nhiễu, làm phiền. Nếu bạn không muốn để người khác nghĩ bạn phớt lờ họ thì hãy thông báo họ trước là bạn cần có không gian làm việc, chắc chắn người ta sẽ thông cảm với bạn đó.

Không gian yên tĩnh sẽ giúp bạn có thể tập trung cao độ, phát huy sự sáng tạo trong công việc. Vì vậy, hãy thử cách này để có thêm kỹ năng quản lý thời gian.

Bạn đã thực hiện được cách nào trong những cách quản lý thời gian thông minh đã kể trên? Nếu chưa, hãy tập thói quen làm theo những cách này. Chắc chắn, chúng sẽ mang lại cho bạn rất nhiều hiệu quả đấy nhé!