25+ kỹ năng của nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh

Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh không chỉ đem đến thành công trong sự nghiệp mà giúp bạn thuận lợi thăng tiến, có các mối quan hệ xã hội vững chắc. Đó là lý do các kỹ năng để rèn luyện khả năng giao tiếp luôn được nhiều người quan tâm và tìm kiếm. Cùng điểm qua 25+ kỹ năng sẽ giúp bạn được đánh giá cao về khả năng giao tiếp qua bài viết dưới đây. 

Giao tiếp trong kinh doanh là gì? 

Giao tiếp trong kinh doanh là một thuật ngữ dùng để chỉ các hoạt động giao tiếp giữa những đối tượng trong và ngoài công ty về các vấn đề liên quan đến công việc, hoạt động kinh doanh. Một số vấn đề chia sẻ trong giao tiếp kinh doanh như: bày tỏ quan điểm, đưa ra ý kiến, phê bình, động viên, giao việc, …  Không những thế, giao tiếp trong kinh doanh còn được hiểu là những cuộc đàm phán với đối tác nhằm mục đích mang lại lợi ích như: cải thiện dịch vụ, hoạt động doanh nghiệp, hạn chế những sai sót trong quá trình làm việc. 

Vì sao nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh lại quan trọng?

Tầm quan trọng của nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh không ai có thể phủ nhận được. Bởi lẽ, nhờ vào kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh, doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều lợi ích và ngày càng nâng cao chất lượng làm việc của nhân viên, tăng hiệu quả kinh doanh của công ty. 

Tăng sự tương tác của nhân viên 

Hoạt động hàng đầu của giao tiếp trong kinh doanh chính là sự trao đổi giữa người với người trong và ngoài công ty. Các đội trong doanh nghiệp sẽ liên tục hỗ trợ và trao đổi cùng nhau. Nếu người lãnh đạo có nghệ thuật giao tiếp tốt, nhân viên sẽ trở nên cởi mở và dễ dàng chia sẻ những khó khăn, những vấn đề mà công ty đang cần ở nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp sẽ ngày một phát triển. 

Năng suất làm việc của nhân viên tốt hơn

Như được chia sẻ trên, việc thực hiện tốt nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh sẽ giúp chủ và nhân viên gần gũi nhau hơn, từ đó, người nhân viên sẽ không có bất kỳ uất khúc hay khó chịu khi làm việc, năng suất của họ sẽ tăng và đóng góp nhiều công sức cho công ty.

Tăng sự hài lòng đối với đối tác, giữ chân khách hàng

Sự giao tiếp trong kinh doanh tốt đồng nghĩa với việc khách hàng sẽ hài lòng về dịch vụ lẫn phục vụ dù là khách hàng khó tính nhất. Từ đó, khách hàng sẽ quay lại với doanh nghiệp và những lần tới. Và doanh thu của công ty cũng tăng theo. 

Trên thực tế, thái độ trong giao tiếp với đối tác, khách hàng là yếu tố hàng đầu giúp doanh nghiệp giữ được chân khách hàng và được nhiều đánh giá cao.

Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh cho cuộc hẹn quan trọng

Cuộc hẹn quan trọng với khách hàng, đối tác có thành công hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Bạn cần nắm vững những nguyên tắc sau để tránh làm mất thiện cảm của mình với người đối diện.

Vì vậy, hãy chú ý để cải thiện hơn về mặt giao tiếp trong kinh doanh, bạn có thể tham khảo một số cách sau: 

Chuẩn bị trước nội dung trao đổi

Đây là cách đơn giản nhất cũng là cách giao tiếp trong kinh doanh. Kỹ năng này giúp bạn tự tin khi trao đổi ở mọi cuộc trò chuyện vì  bạn đã sẵn sàng nội dung chia sẻ, không cần lo lắng không có gì để nói. 

Đến trước cuộc hẹn ít nhất 10 phút

Đây là nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh luôn được áp dụng, đặc biệt khi có hẹn với khách hàng và đối tượng. Việc đến sớm giúp bạn thể hiện sự tôn trọng với đối phương. Đặc biệt, nếu có tình huống phát sinh, bạn cũng có thể đưa ra phương án xử lý kịp thời. 

Chú ý ánh mắt

Ánh mắt cũng là một “công cụ” giúp chúng ta nhận ra thái độ của người đối diện. Do đó, khi trò chuyện, giao tiếp bạn cần chú ý ánh mắt, tránh để lộ cảm xúc làm ảnh hưởng đến kết quả của cuộc trò chuyện.

Người nhìn ngang ngó dọc trong một buổi hẹn cũng không được đánh giá cao về độ tin cậy. Khi trò chuyện với người khác, bạn nên nhìn thẳng thể hiện thái độ quan tâm đến câu chuyện đang được đề cập. Tuy nhiên, nhiều người cảm thấy khá khó chịu khi bị nhìn thẳng vào mắt. Tip được chia sẻ trong trường hợp này là nhìn vào nhân trung, giữa hai chân mày của người đối diện.

Đối với đấng mày râu, khi trò chuyện với đối tác, khách hàng hoặc bạn bè là nữ giới không nên để mắt hướng xuống các vị trí như cổ, ngực, hoặc mông. Tình trạng này khiến bạn bị đánh giá xấu, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả của buổi trao đổi. 

Với các chị em, khi căng thẳng và muốn nhìn về hướng khác, bạn có thể kết hợp với động tác vén tóc, uống nước. Đặc biệt, phương thức này cũng cực kỳ hiệu quả nếu đối phương đã nói liên tục, bạn đang nhìn vào mắt họ và bạn muốn dừng lại một cách tự nhiên nhất. 

Ngôn ngữ cơ thể

Ngôn ngữ cơ thể là phần không thể thiếu khi phân tích và muốn đạt đến thành công của nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh. Khi nói kết hợp với dùng tay để diễn đạt giúp đối phương tập trung hơn vào chia sẻ của bạn. Tuy nhiên, bạn cũng cần tiết chế, tránh để rơi vào tình trạng khua tay múa chân quá nhiều, làm rối mắt người đối diện. 

Một số yếu tố khác cần phân tích kỹ về ngôn ngữ cơ thể như nguyên tắc bắt tay, đi cùng trong thang máy, đi bộ song song với người khác,… Mỗi trường hợp đều có những yêu cầu khác nhau.

Chẳng hạn, khi bắt tay, bạn cần bắt đầu theo thứ tự từ cấp cao đến cấp thấp hơn, từ lớn tuổi đến nhỏ tuổi. Cách dùng lực, thao tác tay khi nắm lấy tay đối phương cũng cần chú ý trong từng trường hợp. 

Khơi màn câu chuyện một cách hợp lý

Nếu khách hàng không phải là người chủ động chia sẻ về vấn đề mình gặp phải, bạn phải là người bắt đầu để có dữ liệu. Mở đầu câu chuyện hợp lý giúp khách thoải mái trao đổi thông tin và bạn có thể lắng nghe để sẵn sàng tư vấn ở giai đoạn sau. 

Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh với đối tác, khách hàng

Đây là mối quan hệ đặc biệt mà bạn cần chú ý khi giao tiếp nếu muốn thương thảo thành công. Nếu quá gần gũi thân thiết, khách hàng, đối tác sẽ không cảm nhận được sự tôn trọng từ bạn. Tuy nhiên, nếu quá lạnh lùng, xa cách, họ sẽ cho rằng bạn hời hợt, không quan tâm đến mối quan hệ làm ăn sắp tới. Vì vậy, hãy chú ý:

Nhấn mạnh tầm quan trọng của đối phương

Chúng ta thường có xu hướng đáp ứng người khác khi mình là người đặc biệt với họ. Lợi dụng tâm lý này, rất nhiều bạn kinh doanh đã áp dụng cho khách hàng của mình và hầu như đều thành công. Tuy nhiên, đừng cố gắng chèo kéo khách bằng các mẫu câu như: “Tháng này em chưa đủ KPI, chị đăng ký giúp em”, “Em mà không ký được hợp đồng này là bị đuổi việc”,… Cách nói này chỉ khiến khách cảm thấy áp lực và không muốn nói chuyện với bạn. 

Mỉm cười – cách kéo gần mọi mối quan hệ

Chúng ta thường có thiện cảm hơn với những người thân thiện, hòa đồng và dấu hiệu của họ chính là nụ cười. Khi gặp và chào khách, chắc chắn bạn phải sử dụng nụ cười để thể hiện thái độ của mình. Ngoài ra, biết cười đúng lúc đúng chỗ cũng rất quan trọng. Điều tiết nụ cười cũng ảnh hưởng lớn đến hình ảnh của bạn với người đối diện.

Bạn không thể làm việc với khách hay cấp trên trong buổi họp, trao đổi mà lại cười thoải mái, tiếng vang vọng. Bạn sẽ bị đánh giá không đủ ý tứ, không có duyên. Thay vào đó, hãy sử dụng nụ cười mỉm, cười tự nhiên (nhưng không thành tiếng) tại thời điểm phù hợp (chào khách, khách nói đùa,..).

Làm chủ cảm xúc khi giao tiếp

Hỉ nộ ái ố là 4 cảm xúc thường tình của con người. Tuy nhiên, nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh là bạn phải biết làm chủ cảm xúc của mình khi trò chuyện. Khi đang trò chuyện và khách hàng đưa ra những nhận định khiến bạn tức giận, bạn cũng không được thể hiện ra mắt. Đây là cách để bạn được đánh giá cao về sự chuyên nghiệp, thành công trong giao tiếp. 

Rõ ràng rành mạch – nhất quán nội dung

Khi chuẩn bị nội dung, hãy đảm bảo thông tin chia sẻ thống nhất từ đầu đến cuối. Ngoài ra, cách nói cũng cần được sắp xếp theo trình tự logic và hợp lý để khách hàng nắm bắt được thông tin tốt nhất.

Chẳng hạn, bạn muốn chia sẻ về chương trình khuyến mãi được áp dụng. Hãy đảm bảo cung cấp cho khách hàng được những nội dung sau:

• Thời gian áp dụng.
• Điều kiện áp dụng.
• Mức khuyến mãi.

Các thông tin trên cũng cần được thống nhất từ đầu đến cuối để đảm bảo tính nhất quán. Kỹ năng này giúp bạn được đánh giá cao về khả năng sắp xếp và ngôn ngữ. 

Tìm hiểu thêm: Tổng hợp các bản năng của con người

Nhớ tên người đối diện

Cá nhân hóa đang là xu hướng để áp dụng vào kinh doanh. Khi khách hàng biết được bạn vẫn ghi nhớ họ trong hàng trăm, hàng ngàn khách mà bạn từng tiếp xúc sẽ khiến họ đánh giá cao hơn về bạn. 

Đưa ra lời khuyên đúng thời điểm

Các kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh là nắm đúng vấn đề và giải quyết đúng nhu cầu. Bạn cần đưa ra tìm hiểu được khách đang cần gì và đưa ra phương án đề xuất cho đối phương. Chỉ như vậy bạn mới được đánh giá cao về khả năng giao tiếp và tăng cơ hội “chốt đơn”. 

Biết cách đặt câu hỏi

Để khai thác được thông tin, bạn cần có cách hỏi phù hợp. Đây là điều kiện tiên quyết để đạt được thành công trong giao tiếp. Rất nhiều khách hàng, đối tác không biết cách chia sẻ câu chuyện, vấn đề của mình ở đâu. Nếu bạn không biết cách đặt câu hỏi để phân tích tình huống rất khó có thể giúp đỡ họ và cũng tăng cơ hội cho mình.

Nắm lấy mấu chốt và mở rộng câu chuyện

Ngay khi đã có câu hỏi và được khách hàng trả lời, bạn cần tìm điểm mấu chốt, mở rộng câu chuyện, phân tích sâu hơn. Đây chính là nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh mà không phải ai cũng làm được.

Gắn kết với những câu chuyện thường nhật

Để câu chuyện của bạn trở nên gần gũi và dễ hiểu, bạn cần gắn chúng với những sự kiện thường xảy ra hằng ngày. Ví dụ với những bạn bán mỹ phẩm, họ thường không giới thiệu ngay đặc tính của sản phẩm mà khơi gợi lên lý do phụ nữ muốn mình đẹp hơn: tự tin hơn khi đi tiệc, gìn giữ quan hệ vợ chồng,… Sau đó, họ bắt đầu đưa ra sản phẩm để giúp khách hàng đạt được những điều đó.

Lời kết

Nghệ thuật giao tiếp trong kinh doanh cần được phát triển rất nhiều kỹ năng liên quan. Nếu bạn muốn nâng cao khả năng này, bạn cần rèn luyện thường xuyên. Mỗi câu, mỗi từ và cử chỉ của bạn đều phải điều chỉnh nghiêm khắc. Lâu dần chúng sẽ thành thói quen và bạn có thể trở thành một người giao tiếp tốt nhất.