- Mặc định
- Lớn hơn
Thư ký đang trở thành nghề nghiệp hot nhất trong những năm trở lại đây. Nhiều bạn trẻ mong muốn trở thành thư ký chuyên nghiệp với mức đãi ngộ hấp dẫn. Tìm hiểu làm thư ký học ngành gì sẽ giúp bạn định hướng tốt hơn cho tương lai.
Làm thư ký là làm gì?
Thư ký là người có vai trò quan trọng trực tiếp hỗ trợ các công việc giấy tờ, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch trình, ghi các biên bản cuộc họp, quản lý công việc cho giám đốc. Thư ký đôi khi sẽ được giao nhiệm vụ quản lý, điều hành văn phòng.
Thông thường, phụ nữ sẽ được ưu tiên vào vị trí này nhiều hơn so với nam giới bởi sự tỉ mỉ, khéo léo. Một người thư ký giỏi phải có đầu óc quản lý tốt và trình độ cao để giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý.
Công việc của một thư ký dần được mở rộng không chỉ soạn thảo văn bản, quản lý công việc của cấp trên mà còn phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác. Dưới đây là công việc thường ngày mà một thư ký sẽ phải đảm nhiệm:
- Tiếp nhận và xử lý các thông tin về hợp đồng, tài liệu từ phòng ban khác và phân loại hợp lý trước khi bàn giao cho cấp trên.
- Sắp xếp lịch trình của cấp trên bao gồm: công việc cần giải quyết trong tuần, lịch họp với các phòng ban, quản lý lịch công tác của giám đốc.
- Tổ chức cuộc họp khi có yêu cầu, thực hiện việc ghi chép biên bản cuộc họp, ý kiến người tham gia và gửi lại cho cấp trên.
- Gặp gỡ đối tác và khách hàng cùng với cấp trên.
- Chuẩn bị tài liệu cho cấp trên trong các buổi họp như bản báo cáo, nội dung thuyết trình,…
- Nắm rõ lịch trình công tác của giám đốc như chuyến bay, thời gian, địa điểm công tác,…
Làm thư ký học ngành gì?
Muốn làm thư ký thì học ngành gì được nhiều bạn trẻ quan tâm. Để trở thành thư ký bắt buộc bạn phải có bằng đại học hoặc cao đẳng trở lên. Theo đuổi sự nghiệp thư ký văn phòng bạn có thể lựa chọn một trong các ngành sau:
Quản trị văn phòng
Nếu bạn đang băn khoăn làm thư ký học ngành gì thì quản trị văn phòng chính là ngành học bạn nên ưu tiên. Quản trị văn phòng sẽ tập trung đào tạo thư ký vững chuyên môn và nghiệp vụ tốt. Bạn sẽ được học về cách quản lý, vận hành văn phòng, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo giấy tờ.
Sau khi tốt nghiệp, bạn có thể ứng tuyển vị trí thư ký trong các tập đoàn hoặc công ty trên toàn quốc. Làm thư ký tuy nhiều thử thách nhưng hứa hẹn thù lao kiếm được rất rủng rỉnh. Đặc biệt nếu làm thư ký cấp cao trong công ty đa quốc gia, bạn sẽ kiếm được ngàn đô mỗi tháng vô cùng dễ dàng.
Quản trị kinh doanh
Quản trị kinh doanh là ngành học rất rộng mà bạn có thể rẽ sang nhiều hướng khác nhau. Ngoài thư ký, quản trị kinh doanh còn có thể làm doanh nhân, giám đốc, quản lý doanh nghiệp, điều hành công ty,…
Tuy nhiên để trở thành thư ký, bạn phải học thêm các khóa đào tạo nghiệp vụ để thành thạo các kỹ năng như tin học văn phòng, giao tiếp, đàm phán, soạn thảo giấy tờ. Nghiệp vụ tốt sẽ giúp bạn trở thành ứng cử viên sáng giá cho các tập đoàn cấp cao.
Ngành nhân sự
Quản trị nhân sự là ngành mới nổi hiện nay nhưng thu hút phần lớn bạn trẻ theo học. Đối với ngành này, bạn sẽ được học về quản trị nguồn nhân lực trong một công ty, quản lý nhân sự, lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự chất lượng cho công ty. Học ngành nhân sự vẫn có thể chuyển hướng sang làm thư ký.
Việc hiểu rõ quy trình tuyển dụng lao động sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra các chiến lược quản lý và điều hành công ty. Người làm nghề nhân sự cũng phải rất nhạy bén và có kỹ năng xử lý giấy tờ. Đây là tố chất cần thiết của thư ký giỏi.
Luật
Làm thư ký học ngành gì khiến nhiều bạn trẻ lo lắng nếu bản thân không giỏi lĩnh vực kinh doanh hoặc văn phòng. Thực tế, cử nhân ngành luật vẫn có thể trở thành thư ký. Tuy nhiên lúc này, bạn sẽ được làm thư ký cho các bồi thẩm đoàn hoặc luật sư.
Thư ký có kiến thức chuyên môn về ngành luật có thể đảm nhận vị trí xử lý hồ sơ kiện tụng, chuẩn bị tài liệu cho các vụ kiện, hỗ trợ tư vấn cho thân chủ. Đây là nghề đặc biệt ít người biết nhưng sẽ mang lại cho bạn nguồn thu nhập khổng lồ không riêng gì luật sư.
Kinh tế – Tài chính
Kinh tế – tài chính là lĩnh vực rất rộng. Nếu đang phân vân làm thư ký học ngành gì thì bạn hoàn toàn có thể cân nhắc ngành kinh tế. Học kinh tế – tài chính sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về cách nền kinh tế vận hành. Một thư ký giám đốc chuyên nghiệp cũng phải đáp ứng yêu cầu có kiến thức sâu rộng về kinh tế. Đây là ngành học năng động mà bạn có thể thử sức ở nhiều vị trí khác nhau.
Ngành Y với vị trí trợ lý Y khoa
Nếu bạn đang học ngành y nhưng có đam mê trở thành thư ký, bạn có thể cân nhắc với vị trí trợ lý y khoa. Thư ký trong lĩnh vực y tế không cần học sâu về y khoa. Bạn sẽ đảm nhận các công việc chính như xử lý giấy tờ, hồ sơ bệnh nhân, xử lý các tác vụ hành chính tại bệnh viện.
Chỉ cần hiểu rõ các thuật ngữ trong y tế và nhanh nhạy xử lý khối lượng lớn công việc tại bệnh viện bạn sẽ được đề cử lên thư ký cấp cao. Theo cập nhật mới nhất, mức lương của thư ký trong lĩnh vực y khoa “nhỉnh” hơn so với lương của các y tá.
Có thể thấy rằng, câu trả lời cho thư ký giám đốc học ngành gì còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác. Không chỉ học đại học, mà để hành nghề tốt, suôn sẻ, bạn cần phải có kiến thức về lĩnh vực mình hoạt động cũng như kỹ năng được tích lũy từ nhiều công việc khác nhau.
Xem thêm: Muốn trở thành ca sĩ phải học trường nào
Kỹ năng cần thiết của một thư ký
Để trở thành thư ký hoàn hảo, ngoài kiến thức chuyên môn về văn phòng bạn cũng phải có những kỹ năng cần thiết. Tích lũy những kỹ năng dưới đây sẽ giúp bạn xử lý công việc thuận lợi, dễ dàng hơn.
Kỹ năng giao tiếp
Giao tiếp tốt là kỹ năng cần ưu tiên hàng đầu của một thư ký. Làm thư ký học ngành gì không quan trọng bằng có kỹ năng gì. Một thư ký biết cách giao tiếp khéo léo sẽ giúp công ty vận hành trơn tru, ký được nhiều hợp đồng lớn.
Trong các buổi gặp đối tác, thư ký ngoài việc ghi chép cũng phải thể hiện khả năng giao tiếp của mình. Người thư ký biết giao tiếp trong mọi tình huống luôn được cấp trên đánh giá cao và tin tưởng giao những nhiệm vụ quan trọng.
Đàm phán
Bên cạnh giao tiếp thì kỹ năng đàm phán được xem là không thể thiếu đối với nghề thư ký. Đa số các doanh nghiệp không quan tâm làm thư ký học ngành gì mà chỉ cần nhìn vào kỹ năng đàm phán của ứng viên.
Trong làm ăn kinh doanh không phải lúc nào cũng thuận buồm xuôi gió. Thư ký không biết cách đàm phán khi xảy ra mâu thuẫn với khách hàng hoặc đối tác có thể khiến công ty thiệt hại nặng nề. Muốn trở thành thư ký chuyên nghiệp, bạn phải học được kỹ năng đàm phán, biết lúc nào nên cứng lúc nào nên mềm trong công việc.
Kỹ năng xử lý tình huống
Dù làm thư ký trong tập đoàn lớn hay công ty tư nhân, mỗi thư ký cũng phải trang bị cho mình kỹ năng xử lý tình huống. Đây là kỹ năng mềm quyết định bạn có được tăng lương hay không.
Những tình huống mà thư ký thường gặp phải trong công việc như phòng ban chậm tiến độ, cấp trên có lịch trình dày đặc không xử lý được công việc, khách hàng hối thúc,… Lúc này buộc thư ký phải đề ra phương án giải quyết hợp lý. Một thư ký giỏi sẽ nêu lên vấn đề kèm theo đưa ra giải pháp cho cấp trên. Bạn có thể học được kỹ năng này thông qua thực tập thực tế.
Quản lý công việc hiệu quả
Quản lý công việc là trách nhiệm chính của thư ký. Bạn phải có kỹ năng sắp xếp công việc hợp lý theo trình tự trước khi trình bày với cấp trên. Bên cạnh đó, thư ký còn phải nắm được toàn bộ lịch trình cũng như công việc của giám đốc. Điều này đòi hỏi bạn phải có đầu óc linh hoạt, nhạy bén và phải nhìn bao quát được công việc.
Tin học văn phòng
Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng không thể thiếu nếu bạn muốn trở thành thư ký. Công việc quan trọng của một thư ký vẫn là soạn thảo văn bản, ghi lại biên bản cuộc họp, xử lý giấy tờ, chuẩn bị tài liệu cho cấp trên trong mỗi cuộc họp. Nếu không biết sử dụng Word, Excel hay Powerpoint bạn sẽ nhanh chóng bị đào thải.
Làm thư ký có dễ xin việc không?
Làm thư ký học ngành gì? Có dễ xin việc không luôn là mối bận tâm của sinh viên khi đứng trước việc chọn ngành, chọn nghề. Hiện nay, theo thống kê của các chuyên gia trên thế giới, thư ký là nghề nghiệp năng động thuộc top những nghề nghiệp hấp dẫn trong tương lai.
Trở thành thư ký bạn sẽ đảm bảo nguồn thu nhập khủng lên đến ngàn đô mỗi tháng. Với thị trường lao động đang khát nguồn nhân lực thư ký có trình độ cao, bạn có thể dễ dàng xin được việc làm sau khi tốt nghiệp các ngành đã kể trên.
Yêu cầu tiêu chuẩn của một người làm thư ký
Thư ký là công việc có mức lương cực kỳ cao. Ngoài kiến thức và kỹ năng mềm cần thiết, bạn phải đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn của người làm thư ký:
- Thư ký văn phòng có độ tuổi ưu tiên từ 23 – 35 tuổi.
- Đã tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng với các chuyên ngành như quản trị văn phòng, nhân sự, kinh tế và những ngành học có liên quan.
- Có khả năng phân loại các văn bản và giúp cấp trên giải quyết những vấn đề không quan trọng.
- Chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp và lịch trình cho chuyến công tác của giám đốc hoặc lãnh đạo.
- Có kỹ năng thay mặt giám đốc tiếp khách hàng chu đáo.
- Có kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xử lý vấn đề tốt.
Làm trợ lý giám đốc thì học ngành gì?
Thực tế nhiều người vẫn không thể phân biệt được trợ lý và thư ký có gì khác nhau. Thế nhưng khi mà trực tiếp thực hiện, bạn sẽ thấy 2 vị trí này hoàn toàn không có điểm chung và mỗi vị trí đều có chức năng, nhiệm vụ hoàn toàn khác biệt.
Trước khi có tìm hiểu làm trợ lý giám đốc học ngành gì, ta nên làm rõ sự khác biệt giữa trợ lý và thư ký.
Dưới đây là bảng so sánh công việc, vai trò của trợ lý và thư ký của giám đốc bạn có thể tham khảo:
| Yếu tố so sánh | Trợ lý giám đốc | Thư ký giám đốc |
| Định nghĩa | Là người phải đảm bảo các các công việc của giám đốc được diễn ra một cách suôn sẻ, không có gì cản trở, và tiết kiệm thời gian tốt nhất cho giám đốc. | Là người thực hiện những công việc liên quan đến hành chính, giấy tờ liên quan. |
| Quyền hạn | Nếu được trao quyền, trợ ký có thể là người tham gia trực tiếp vào việc vận hành và quản trị, tổ chức (công việc mà giám đốc đảm nhiệm.
Với trường hợp này, trợ lý có quyền đưa ra quyết định. |
Chỉ làm việc về mảng hành chính mà giám đốc đang đảm nhiệm.
Không có quyền đưa ra quyết định hay quản trị. |
| Vai trò | Là người cố vấn hoặc hỗ trợ, thay mặt giám đốc đưa ra quyết định nếu giám đốc vắng mặt. | Chỉ tham mưu hoặc hỗ trợ truyền quyết định của giám đốc đến nhân sự liên quan.
Là người tháp tùng và đi theo giám đốc trong mọi hoạt động |
| Chức vụ | Chức vụ và trọng trách cao | Chức vụ thấp hơn trợ lý giám đốc |
Tìm hiểu cụ thể làm thư ký học ngành gì rất quan trọng giúp bạn định hướng tương lai. Đây là ngành học có tiềm năng phát triển mạnh trong tương lai bởi nguồn nhân lực thư ký đang rất thiếu hụt.
Góc khuất ngành logistics – Những mặt trái khi chọn ngành học
Sư phạm Tiểu học khối C điểm chuẩn bao nhiêu? Trường đào tạo tốt
Content Creator là gì? Học ngành gì? Cơ hội nghề nghiệp
Học viện Hàng Không thi khối nào? Điểm chuẩn 2024 có cao không?
Nghề của bạn chọn là Spa | TALKSHOW HTV9
Kỹ thuật viên chăm sóc da có thể làm việc ở bất cứ đất nước nào. Vì nhu cầu này là nhu cầu cả thế giới. Đặc biệt các nước...
