10 kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, nâng cao chất lượng công việc

Khi còn ngồi trên ghế nhà trường hay đã đi làm chúng ta đều cần làm việc nhóm. Tuy nhiên để làm việc nhóm hiệu quả cần có các kỹ năng nhất định. Chính vì vậy nên có người làm việc nhóm rất tốt và ngược lại có người lại gặp nhiều khó khăn trong vấn đề này. Dưới đây Seoul Academy sẽ hướng dẫn mọi người các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, cải thiện chất lượng của việc hoạt động nhóm. 

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm chính là việc tập hợp một vài người nhất định qua quá trình trao đổi, làm việc để hoàn thành một nhiệm vụ, kế hoạch nào đó. Và để hoàn thành mọi người cần có các kỹ năng làm việc nhóm để phối hợp hài hoà với các thành viên. Làm việc nhóm có thể là các bạn học sinh, sinh viên hoặc các thành viên trong một công ty. Khi đã trưởng thành và bắt đầu tự lập làm việc mọi người sẽ cảm nhận rõ hơn hoạt động của các nhóm.

Kỹ năng làm việc nhóm là vô cùng quan trọng để có thể mang lại hiệu quả cao trong công việc. Với một người đôi khi không thể hoàn thành khối lượng việc lớn. Lúc này khi làm nhóm, với nhiều người hợp sức sẽ giúp giải quyết vấn đề tốt hơn. Chính vì vậy việc nắm rõ kỹ năng làm việc nhóm là điều vô cùng quan trọng.

Tầm quan trọng của kỹ năng làm việc nhóm

Làm việc nhóm mang đến nhiều các lợi ích khác nhau. Không thể tự nhiên mà hầu như các doanh nghiệp, công ty đều yêu cầu làm việc nhóm, chia nhiều nhóm và phòng ban khác nhau. Có thể kể đến một vài lợi ích to lớn từ làm việc nhóm như:

Giúp nâng cao hiệu quả làm việc

Các nhóm được tạo ra trước tiên là để tăng hiệu quả làm việc nhóm. Một kế hoạch, công việc nhất định khi được làm nhóm sẽ tăng hiệu quả hơn rất nhiều. Sự đóng góp công sức vùng suy nghĩ của các thành sẽ mang đến các cách xử lý tốt nhất, hướng đi đúng đắn. Nhờ vậy mà công việc hoàn thành hiệu quả hơn. Bên cạnh đó làm việc nhóm còn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian, đảm bảo hoàn thành công việc đúng kế hoạch.

Tạo sự gắn kết giữa các thành viên

Sở hữu các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả còn giúp gắn kết các thành viên với nhau. Một công việc nếu không có hợp tác nhóm sẽ khá nhàm chán. Thời gian làm việc nhóm giúp mọi người có cơ hội trò chuyện nhiều hơn, hiểu về tính cách của nhau hơn. Từ đó các thành viên trở nên gắn kết, trong công việc cũng dễ dàng hơn.

Nâng cao tinh thần trách nhiệm

Làm việc nhóm còn là cách để nâng có tinh thần trách nhiệm. Khi tự mình làm một việc đôi khi chúng ta dễ sinh tâm lý chán nản, làm trì trệ công việc. Tuy nhiên khi làm việc nhóm thì vì lợi ích của cả nhóm nên tinh thần trách nhiệm sẽ được nâng cao. Người ta thường cố gắng hoàn thành tốt công việc của bản thân để không ảnh hưởng đến thành tích của cả nhóm. Đây là một lợi ích vô cùng to lớn từ làm việc nhóm.

Giúp tăng sự sáng tạo trong công việc

Bên cạnh đó, làm việc nhóm còn giúp gia tăng sự sáng tạo trong công việc. Làm việc nhóm nhiều, trao đổi nhiều giúp đầu óc có sự linh hoạt hơn. Từ lời nói, ý kiến đóng góp từ các thành viên khác mà mọi người có thể nảy sinh nhiều suy nghĩ, ý tưởng mới. Từ đó có thể thấy hoạt động nhóm tăng cường khả năng sáng tạo vô cùng tốt.

Những khó khăn có thể gặp phải khi làm việc nhóm

Mặc dù hoạt động nhóm mang lại nhiều lợi ích nhưng đôi khi cũng có các khó khăn nhất định. Điều này chủ yếu là vì không phải ai cũng có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, biết cách để nhóm đi đúng hướng. Đôi khi trong quá trình làm việc nhóm sẽ có rất nhiều các khó khăn như:

• Trước tiên dễ gặp nhất chính là sự bất đồng ý kiến. Nhiều người tức là sẽ có nhiều luồng ý kiến khác nhau. Chín người mười ý dễ gây ra các xung đột giữa các thành viên.
• Làm việc nhóm với những người tính hướng nội, ít giao tiếp là khó khăn vô cùng lớn.
• Các giờ họp nhóm đôi khi khiến mọi người tốn nhiều thời gian và cảm thấy khá bất tiện.
• Vai vế cao thấp khác nhau cũng sẽ khiến mọi người không dễ để đưa ra ý kiến khi hoạt động nhóm.
• Một vấn đề mà nhiều nhóm gặp phải đó là sự đùn đẩy trách nhiệm. Các công việc khó khăn không ai nhận làm, các vấn đề nảy sinh thì đùn đẩy cho nhau. Điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất công việc. 

Các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả cần có

Như vậy có thể thấy dù hoạt động nhóm hiệu quả nhưng vẫn có các khó khăn nhất định. Do đó mỗi người cần nắm được kỹ năng làm việc nhóm tốt để giúp hoàn nhập tốt hơn, tăng hiệu quả công việc. 

Kỹ năng giao tiếp tốt

Để làm việc nhóm tốt kỹ năng quan trọng hàng đầu chính là giao tiếp. Một nhóm nếu mọi thành viên đều có thể dễ dàng trò chuyện và đưa ra ý kiến sẽ tăng hiệu quả hơn rất nhiều. Mọi người cần giao tiếp một cách thoải mái nhưng phải đảm bảo lịch sự. Cần biết tôn trọng cấp trên và nhẹ nhàng với cấp dưới. Như vậy khi làm việc nhóm sẽ thuận lợi hơn, hạn chế các khó khăn và lỗi có thể mắc phải.

Kỹ năng phát hiện vấn đề và đặt câu hỏi

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả còn có việc phát hiện vấn đề và đặt câu hỏi. Khi hoạt động nhóm kiêng kỵ chỉ ngồi im và đồng ý với tất cả mọi người. Việc này có thể khiến bản thân bị thụ động và cảm giác thiếu đóng góp cho nhóm. Do đó mọi người cần phải nghe và phân tích các vấn đề, ý kiến của người khác một cách chi tiết. Nói dễ hiểu chính là vạch lá tìm sâu, tìm ra các vấn đề dù nhỏ nhất. Sau đó đừng quên đặt các câu hỏi để giúp giải quyết vấn đề, giúp công việc không bị các sai sót.

Kỹ năng tổng kết ý kiến

Kỹ năng tổng kết ý kiến cũng rất quan trọng khi làm việc nhóm. Trong quá trình thảo luận sẽ có rất nhiều ý kiến được đưa ra. Là thành viên nhóm mà đặc biệt là trưởng nhóm cần có kỹ năng tổng kết lại. Mọi người cần ghi nhớ và đưa ra được các ý kiến hay, ý tưởng khả năng cũng như tổng kết vấn đề có thể gặp phải. Từ đó đưa ra hướng giải quyết và các bước công việc tiếp theo.

Kỹ năng phân công công việc

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả tiếp theo đó là phân công công việc. Nếu là trưởng nhóm thì mọi người lại càng không thể thiếu kỹ năng này. Vì một nhóm có nhiều thành viên nên cần có sự phân công công việc hợp lý. Trước tiên phải nắm rõ sở trường của từng thành viên từ đó đưa ra các công việc phù hợp cho từng người. Một trưởng nhóm nếu có được kỹ năng này chắc chắn sẽ giúp hoạt động nhóm được thuận lợi hơn rất nhiều.

Kỹ năng thuyết phục

Kỹ năng thuyết phục cũng là một kỹ năng cần có để làm việc nhóm hiệu quả. Cần phải biết một ý kiến đưa ra không phải lúc nào cũng được tán thành. Để các thành viên khác đồng ý đòi hỏi mọi người phải biết cách thuyết phục. Điều này cần phối hợp với kỹ năng giao tiếp, suy luận, đưa ra các dẫn chứng cụ thể. Sở hữu kỹ năng thuyết phục tốt chắc chắn khi tham gia hoạt động nhóm mọi người sẽ thấy dễ dàng hơn rất nhiều.

Kỹ năng sử dụng vi tính

Sử dụng tốt vi tính cũng là một trong các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. Trong xã hội công nghệ thông tin như hiện nay thì người giỏi vi tính mang lại nhiều lợi thế. Trong quá trình làm việc nhóm mọi người có thể dùng vi tính để tìm kiếm thông tin, dùng các ứng dụng để tổng kết ý kiến, lập kế hoạch, đánh giá hoạt động nhóm… Một người giỏi dùng vi tính sẽ giúp làm việc nhóm được tốt hơn, nâng cao hiệu quả lên nhiều lần và còn rút ngắn thời gian đáng kể.

Kỹ năng kiềm chế cảm xúc

Muốn làm việc nhóm tốt cần có kỹ năng kiềm chế cảm xúc. Đây là một điều vô cùng quan trọng mà mọi người cần phải lưu ý. Như đã nói sẽ có rất nhiều vấn đề nảy sinh, thậm chí là các xung đột khi mọi người làm việc nhóm. Tuy nhiên nếu biết kiềm chế cảm xúc sẽ hạn chế các vấn đề này. Khi hoạt động nhóm hãy luôn giữ sự bình tĩnh, đưa ra ý kiến dựa trên tinh thần công việc là trên hết. Cần tránh để cảm xúc tiêu cực cá nhân, vấn đề tình cảm làm ảnh hưởng đến nhóm chung.

Kỹ năng ngoại ngữ

Ngoại ngữ cũng là một kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả mà mọi người nên có. Đặc biệt là với những người làm việc ở các công ty nước ngoài, liên kết với nước ngoài. Đôi khi làm việc nhóm không chỉ có người Việt mà còn cả các thành viên nước ngoài. Do đó việc giỏi ngoại ngữ mang đến khả năng giao tiếp tốt hơn, kết nối thành viên tốt hơn. Nhờ vậy mà quá trình làm việc nhóm sẽ càng thêm hiệu quả, nâng cao chất lượng. Một người giỏi ngoại ngữ trong công việc ngày nay cũng được đánh giá rất cao.

Xem thêm: Nên học ngôn ngữ nào dễ xin việc?

Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu

Trong làm việc nhóm không chỉ cần giao tiếp không thôi mà còn cần sự lắng nghe và thấu hiểu. Mọi người hãy học cách lắng nghe lời nói từ những thành viên khác trong nhóm. Cần nghiêm túc trong vấn đề này và hiểu được điều họ muốn truyền đạt. Như vậy sẽ giúp tiếp thu và giải quyết công việc tốt hơn. Bên cạnh đó còn tạo được sự chuyên nghiệp, cảm giác tôn trọng các thành viên trong nhóm.

Đúng giờ trong làm việc nhóm

Một điều cũng rất quan trọng để giúp làm việc nhóm hiệu quả đó là sự đúng giờ. Đúng giờ ở đây không chỉ là trong những giờ làm việc, họp mặt mà còn cả trong các nhiệm vụ được giao. Khi được giao công việc cần đảm bảo tiến độ và giao đúng thời hạn. Điều này trước tiên sẽ tạo sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó là đảm bảo tiến độ công việc, giúp nâng cao hơn hiệu quả công việc cá nhân và của cả nhóm.

Kỹ năng thiết lập quan hệ

Biết cách thiết lập các mối quan hệ cũng là một trong các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. Một người nếu quá cách biệt với các thành viên khác đôi khi sẽ gặp những khó khăn nhất định khi hoạt động nhóm. Do đó hãy cởi mở hơn, tạo lập mối quan hệ với các thành viên trong nhóm. Mọi người có thể thử giao tiếp nhiều hơn, tạo các cuộc hẹn hoặc mời cà phê, các bữa ăn đơn giản, ngỏ ý hỗ trợ trong công việc… Chỉ một vài hành động nhỏ nhưng sẽ giúp tạo lập mối quan hệ và giúp cho việc làm nhóm được dễ dàng hơn.

Những điều cần tránh khi làm việc nhóm

Ngoài các kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả cũng có một vài điều cần tránh tuyệt đối. Những điều này nếu diễn ra có thể khiến công việc nhóm bị ảnh hưởng, năng suất giảm xúc. Do đó hãy tránh một vài điều sau khi làm việc nhóm:

• Luôn tạo cơ hội để các thành viên có thể nêu lên ý kiến, không nên chỉ chăm chăm vào ý kiến của bản thân.
• Giao tiếp tốt không có nghĩa là nói liên tục trong cuộc họp nhóm, cần biết điểm dừng và tuyệt đối không được cướp lời của người khác.
• Làm việc nhóm nên tránh sự chê trách, hãy học cách nói giảm nói tránh để các thành viên có thể thấy được điểm sai nhưng không cảm thấy khó chịu.
• Làm nhóm cần tránh tuyệt đối việc chia bè phái và nói xấu lẫn nhau.
• Không được tham công tiếc việc, chỉ nhận các việc dễ và đùn đẩy trách nhiệm.
• Tuyệt đối không được im lặng quá mức và đồng ý với mọi ý kiến được đưa ra mà không có chính kiến riêng của bản thân.
• Tránh thái độ nhút nhát, rụt rè khi làm việc nhóm.

Trên đây là gợi ý một vài kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả cho mọi người. Hoạt động nhóm là rất quan trọng để nâng cao năng suất nên mỗi người cần tích cực trong hoạt động nhóm. Hãy trao dồi thêm các kỹ năng để giúp quá trình làm nhóm được tốt hơn, tạo được ấn tượng với các thành viên khác.

Xem thêm: Làm thế nào để lắng nghe có hiệu quả? 6 cách rèn luyện hữu ích