Hướng dẫn cách viết email cho thầy cô, giảng viên chuẩn nhất

Lên cấp Đại học việc viết email cho thầy cô sẽ trở nên thường xuyên hơn. Và có khá nhiều các bạn tân sinh viên mắc lỗi khi thực hiện điều này. Với các thầy cô dễ tính sẽ nhẹ nhàng bỏ qua nhưng với thầy cô khó tính mọi người có thể gặp rắc rối lớn. Chính vì vậy hãy tham khảo qua cách viết email cho thầy cô dưới đây để đảm bảo làm chính xác và không bị mắc lỗi cơ bản.

Các trường hợp cần viết email cho thầy cô

Việc giao tiếp, trao đổi bằng email có thể nói không thể thiếu trong xã hội hiện đại ngày nay. Khi đi học, mà đặc biệt là cấp Đại học trở lên mọi người sẽ phải gửi email cho thầy cô, bạn bè khá nhiều. Một vài trường hợp đòi hỏi phải trao đổi qua email như:

• Sinh viên hỏi về tài liệu học tập.
• Sinh viên muốn nhờ thầy cô xem xét, đánh giá các các bài học, bài luận, chủ đề thuyết minh, nghiên cứu…
• Sinh viên, học sinh viết email để xin nghỉ phép, nghỉ học.
• Viết email cho thầy cô để thắc mắc về điểm số.
• Viết email hỏi về lịch học.
• Viết email để hỏi thăm sức khoẻ của thầy cô.

Ngoài ra còn nhiều các trường hợp khác cần viết email. Do đó việc nắm được cách viết email cho thầy cô là điều vô cùng quan trọng. Đặc biệt khi mọi người làm ban cán sự lớp, hoạt động trong đội ngũ lãnh đạo sinh viên của khoa, trường.

Bố cục đạt chuẩn của email

Cách viết email cho thầy cô điều quan trọng hàng đầu chính là bố cục. Vì được soạn thảo sẵn theo bố cục có sẵn của email nên điều này cũng dễ dàng hơn. Về cơ bản bố cục đạt chuẩn với email gửi thầy cô sẽ bao gồm:

• Người nhận: điền đúng email giáo viên mà mình muốn gửi.
• Tiêu đề: Nên ghi tên sinh viên đầy đủ, khoa, lớp và mở ngoặc với chủ đề mà mình muốn nói tới.
• Phần nội dung chính: Đây là phần khá quan trọng để thể hiện mong muốn, yêu cầu của bản thân với giáo viên. Trong phần này mọi người có thể trình bày theo bố cục:
  • Chào thầy/cô,
  • Em tên… là học sinh lớp…
  • Em viết email này mong muốn (trình bày rõ ràng, mạch lạc nội dung chính mình muốn).
  • Em rất cảm ơn và mong nhận sự phản hồi sớm của thầy/cô.
• Thông tin liên hệ: ghi lại thông tin liên hệ email, số điện thoại để nhận phản hồi từ giáo viên.

Những lỗi thường gặp khi viết email

Mặc dù cách viết email cho thầy cô nhìn chung không quá phức tạp nhưng các bạn sinh viên, đặc biệt là tân sinh viên vẫn thường hay mắc lỗi. Điều này dễ tạo ấn tượng xấu với thầy cô. Một vài lỗi mà mọi người nên tránh mắc phải khi viết email cho giáo viên có thể kể đến như:

Lỗi sai chính tả

Một trong những lỗi mà các bạn sinh viên rất thường mắc khi soạn email gửi thầy cô đó là chính tả. Dù là học sinh hay sinh viên vẫn có những người dễ mắc lỗi chính tả. Và mặc dù điều này đôi khi không ảnh hưởng đến sự đọc hiểu của thầy cô nhưng vẫn sẽ khiến họ khó chịu, đánh giá không cao mọi người. Do đó hãy đọc đi đọc lại để đảm bảo email chính xác, không sai chính tả.

Lỗi viết hoa sai

Thực hành cách viết email cho thầy cô cho nhiều người mắc lỗi viết hoa. Đặc biệt là kiểu viết hoa tuỳ tiện, bất kể từ nào chỉ cần mọi người muốn là sẽ viết hoa hoặc in hoa. Điều này vô cùng không nên vì viết hoa chỉ áp dụng cho tên riêng, địa danh… Đừng vì muốn tạo điểm nhấn mà viết hoa tuỳ tiện trong email nói chung. 

Lỗi câu quá dài

Một lỗi khác mà mọi người cũng thường mắc phải khi viết email đó là câu quá dài. Một điều tưởng chừng như đơn giản nhưng lại rất nhiều người mắc phải. Nguyên nhân chính là do mọi người không biết ngắt nghỉ câu đúng nơi, dồn quá nhiều ý vào một câu. Khi viết email tuyệt đối phải tránh điều này vì sẽ gây khó chịu cho người đọc và hình thức email cũng không được đẹp.

Cách viết email tạo ấn tượng với giáo viên

Để một email tạo được ấn tượng với giáo viên sẽ cần khá nhiều mẹo nhỏ và kỹ năng. Các bạn học sinh, sinh viên có thể tham khảo thêm một vài mẹo sau để ứng dụng viết email được hiệu quả và chất lượng hơn.

Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết

Cách viết email cho thầy cô mọi người phải đảm bảo đầy đủ thông tin. Với bất kỳ một vấn đề nào hãy luôn đảm bảo thầy cô đọc vào sẽ hiểu, không bị mờ hồ và không phải hỏi lại. Luôn đưa ra thông tin giới thiệu bản thân chỉnh chu, nhưng vấn đề có nguyên nhân, hậu quả và mong muốn giải quyết rõ ràng. Đây là điều rất quan trọng để tạo sự ấn tượng cho thầy cô khi đọc email.

Thể hiện sự lễ phép và tôn trọng

Viết email cho thầy cô mọi người cần phải thể hiện được sự lễ phép và tôn trọng thầy cô. Đặc biệt là với các email nhờ thầy vô tư vấn, đánh giá. Ngay cả khi khiếu nại một vấn đề nào đó cũng nên sử dụng câu từ, giọng điệu mềm mỏng, đảm bảo tôn trọng thầy cô. Hãy chú ý cách xưng hô, những từ như “cảm ơn”, “kính mong”, “hy vọng”… sẽ giúp email vừa gần gũi lại vừa thể hiện sự lễ phép.

Luôn đề cập đến hành động để kết thúc email

Một mẹo nhỏ để email gửi thầy cô chỉnh chu và tạo được ấn tượng đó là luôn đề cập đến hành động ở phần kết thúc. Hành động ở đầy thường thấy nhất đó là “mong sự phản hồi”, “hy vọng sẽ được sự giúp đỡ, đánh giá”, “được làm việc cùng thầy/cô”… Việc đề cập đến hành động sẽ tạo cảm giác thúc đẩy và gợi ý cho thầy/ cô biết họ sẽ làm gì tiếp theo.

Gợi ý các mẫu email gửi thầy cô, nhà trường

Tham khảo các thông tin trên hẳn mọi người đã phần nào nắm được cách viết email cho thầy cô. Những ai còn mơ hồ hãy tham khảo qua một vài các mẫu sau để viết email được tốt hơn.

Cách viết email cho giảng viên nhờ tư vấn

Thầy cô thường rất bận rộn nên khi muốn nhờ tư vấn một vấn đề gì mọi người nên gửi email xác nhận và đặt lịch trước. Và mẫu email nhờ thầy cô tư vấn, đánh giá, trao đổi một vấn đề nào đó nhìn chung cũng không quá phức tạp.

Tiêu đề: Tư vấn học thêm văn bằng 2

Chào (tên thầy/cô), 

Em tên Nguyễn Văn An, hiện đang là sinh viên ngành…, trường…

Em viết email này gửi đến thầy/cô với mong muốn được tư vấn thêm về việc học văn bằng 2 tại trường. Em hy vọng có thể gặp thầy/cô trực tiếp vào lúc…, tại phòng… Mong thầy/cô sắp xếp lịch trình và có thể dành thời gian tư vấn cho em.

Rất cám ơn thầy/cô đã đọc email! 

Em hy vọng sẽ nhận được phản hồi sớm qua email này!

Chúc thầy/cô sức khoẻ!

Mẫu viết email gửi thầy cô về tài liệu học tập

Trong một vài trường hợp mọi người không thể đến lớp và để lỡ bài học. Lúc này sẽ cần gửi email cho thầy cô để nêu lý do và xin lại tư liệu bài học. Cách viết email gửi thầy cô xin bài tập cũng phải thật chỉnh chu, đạt chuẩn nhất.

“Tiêu đề: Xin bộ tài liệu môn Tổ chức sự kiện

Chào (tên thầy/cô),

Em tên Nguyễn Văn B, hiện đang là sinh viên ngành…, trường…

Em viết email này mong được xin thầy cô tài liệu về môn Tổ chức sự kiện, buổi học ngày… Vì lí do bất khả kháng em đã không thể đến lớp và đã có gửi email xin nghỉ trước đó. Hy vọng có thể nhờ thầy/cô gửi giúp bộ tài liệu để việc học không bị ngắt quãng, đảm bảo thành tích.

Em rất mong sẽ nhận được phản hồi sớm của thầy/cô thông qua email này!

Cảm ơn thầy/cô đã đọc mail!

Chúc thầy/cô một ngày tốt lành!”

Mẫu cách viết email gửi thầy cô xin nghỉ học

Có rất nhiều trường hợp bất khả kháng mà chúng ta không thể đến lớp. Lúc này mọi người có thể viết đơn xin nghỉ học gửi cho thầy cô hoặc nhanh chóng hơn là gửi email. Mẫu email này quan trọng nhất chính là phần lý do và cam kết do. Do đó hãy thật đầu tư để email thuyết phục hơn.

“Tiêu đề: Xin nghỉ học ngày 02/03.

Chào (tên thầy/cô), 

Em tên Nguyễn Văn An, hiện đang là sinh viên ngành…, trường…

Em viết email này gửi đến thầy/cô hy vọng được nghỉ buổi học môn Tổ chức sự kiện ngày 02/03 sắp tới đây. Vì có lịch tái khám bệnh trùng hợp với buổi học nên em không thể đến lớp. Hy vọng thầy cô thông cảm và cho phép em được nghỉ buổi này.

Em xin cam đoan khi đi học lại sẽ tuân thủ các quy định, chăm chỉ học tập để đạt kết quả tốt!

Rất cám ơn thầy/cô đã đọc email! 

Chúc thầy/cô sức khoẻ!”

Mẫu email gửi bài tập cho thầy cô

Một trường hợp khác cũng rất thường phải viết email cho thầy cô đó là gửi bài tập, bài thi. Hiện nay có rất nhiều thầy cô để học sinh, sinh viên nộp bài tập, các bài thi qua email. Do đó cách viết email cho thầy cô thường hợp này mọi người cần viết chính xác, chỉnh chu, trình bày rõ ràng để không ảnh hưởng đến điểm số bản thân.

“Tiêu đề:  Nguyễn Văn A – Nộp bài tập Tổ chức sự kiện

Chào (tên thầy/cô), 

Em tên Nguyễn Văn An, hiện đang là sinh viên ngành…, trường…

Em viết email này để gửi bài tập môn Tổ chức sự kiện theo yêu cầu của thầy/cô. Bài tập bao gồm bộ tài liệu được đính kèm theo ngay dưới email này. Hy vọng thầy/cô sẽ xem qua, đánh giá giúp em!

Rất cám ơn thầy/cô đã đọc email! 

Chúc thầy/cô sức khoẻ!”

Trên đây là một vài hướng dẫn về cách viết email cho thầy cô. Nhìn chung nếu so với các mẫu đơn, giấy tờ thì viết email cho thầy cô là đơn giản hơn khá nhiều. Tuy nhiên mọi người vẫn cần chỉnh chu, đặt tâm tư, xem đi xem lại nhiều lần email trước khi gửi để được chính xác nhất.

Xem thêm: Cách viết bản kiểm điểm cho học sinh cấp 1, 2, 3 thông dụng