Quy trình vận hành spa hoạt động, tối ưu hóa hiệu suất

Quy trình vận hành spa là một trong những yếu tố đặc biệt quan trọng đối với 1 cơ sở spa. Và chủ spa phải là người có kiến thức vận hành, cũng như áp dụng kiến thức một cách đúng thời điểm, đúng người. Để vận hành spa tốt, chúng ta cần thông qua quy trình 6 điểm. Bài viết dưới đây Seoul Academy sẽ chia sẻ đến bạn những kiến thức cần thiết liên quan đến vấn đề này. 

Quy trình vận hành spa là gì? 

Quy trình vận hành spa là một loạt các hoạt động được sắp xếp theo trình tự, chuẩn hóa với mục đích giúp cho spa hoạt động một cách suôn sẻ, và hiệu quả hơn. Việc áp dụng quy trình vận hành spa cần có sự tham gia của tất cả nhân sự, kể cả người đứng đầu của cơ sở spa. Bởi lẽ, quy trình này sẽ bị phá vỡ nếu chỉ cần 1 người không thực hiện đúng quy trình, hay tuân thủ những quy định được ban hành từ chính quy trình này. 

Quy trình vận hành spa được thực hiện theo 1 chuỗi gồm nhiều bộ phần khác nhau: quản lý nhân sự, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật viên tư vấn, quản lý thanh toán, quảng cáo, …. Người đứng đầu phải đảm bảo tất cả đều hoạt động trơn tru, đúng quy trình hoặc phải là người bù đắp, giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh có nguy cơ gây ảnh hưởng đến quy trình. 

Tầm quan trọng của quy trình vận hành spa  

Có thể khẳng định rằng, quy trình vận hành spa rất quan trọng đến kết quả hoạt động kinh doanh của spa, nó ảnh hưởng đến tính hiệu quả công việc, mức thu nhập, mức độ hài lòng của khách hàng, …. 

Chất lượng dịch vụ được đảm bảo 

Nhờ vào việc tuân thủ quy trình vận hành, chất lượng dịch vụ sẽ được đảm bảo theo thời gian và tất cả các đối tượng khách hàng. Đây cũng là điểm nâng cao giúp spa của bạn cạnh tranh tốt hơn so với spa đối thủ. Ví dụ như trong quy trình vận hành, bạn đề cao trải nghiệm khách hàng với sự gặp mặt đầu tiên. Để khách hàng không tốn quá nhiều thời gian cũng như trải nghiệm tệ, lễ tân sẽ là người chăm sóc khách ngay từ khi bước vào, lấy thông tin khách và sắp xếp nhân viên đế tư vấn, chọn ra liệu trình phù hợp. 

Hiệu suất công việc của nhân sự được tối ưu 

Đây là điều mà mọi chủ spa đều mong muốn: tối ưu hiệu suất công việc của từng nhân sự, tiết kiệm nguồn lao động. Khi phân việc cho các bộ phận, nhân viên, họ sẽ hiểu rõ công việc của mình là gì, quy trình được thực hiện một một cách rõ ràng, cụ thể, đúng chức năng mỗi người, không gặp bất kỳ “điểm dừng” nào. Thì dù quy mô sau này có lớn hơn, chúng ta vẫn dễ dàng đưa mọi việc vào quy trình vận hành, công việc khó bị sai sót hoặc không xử lý kịp. 

Tăng sự nhất quán 

Với việc đi theo quy trình vận hành spa có sẵn, thì dù mở thêm tiệm, hay nhượng quyền, các chủ spa vẫn đi theo quy trình, mọi chi nhánh đều sẽ nhất quán cung cấp dịch vụ, nhất quán về hình ảnh, nhất quán về phương thức hoạt động. 

Khi bị sai phạm hoặc công việc bị đình trệ, người chủ vẫn dễ dàng tìm ra vấn đề đang vướng ở đâu và cũng dễ dàng xử lý một cách công bằng, triệt gốc. 

Vận hành an toàn, luôn có giải pháp rủi ro 

Mọi quy trình vận hành được đưa ra đều sẽ có giải pháp rủi ro. Do đó nếu việc áp dụng quy trình vận hành gặp khó khăn, hay không thích hợp với nhóm đối tượng đang thực thi, chủ spa sẽ tiếp tục thực hạnh các giải pháp đã chuẩn bị từ trước đó. Vậy nên, việc này cực kỳ an toàn. 

Tăng trải nghiệm khách hàng, tăng niềm tin 

Và dĩ nhiên, một cơ sở spa có quy trình vận hành được thực hiện trơn tru, đúng nguyên tắc, khách hàng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp và rõ ràng, công bằng và chất lượng của dịch vụ. Cũng nhờ vào sự nhất quán này, spa cũng đang tạo ra niềm tin và sự hài lòng từ khác, từ đó dễ giữ chân khách, và khách cũng chính là nguồn quảng cáo 0 đồng, nhưng cực kỳ chất lượng cho chính spa của bạn. 

Vận hành spa cần những quy trình gì? 

Việc vận hành spa giỏi không hề đơn giản. Có rất nhiều yếu tố tác động đến quá trình hoạt động của spa mà bạn đang vận hành. Dưới đây là một số quy trình trong vận hành mà một chủ spa phải nắm: 

Quy trình đón khách

Chào đón khách chính là điểm gây ấn tượng đầu tiên mà chủ spa cần lưu ý. Với điều này, bạn cần phải lập ra một đội chào đón khách riêng biệt, trực sẵn ở cửa và có công việc riêng của một bạn chào khách. Ví dụ như bạn này sẽ phải thực hiện: chào khách, mời khách vào chỗ ngồi, mời trà, hỏi thông tin của khách, mời khách đợi trong ít phút, đưa thông tin đến quầy tư vấn. 

Quy trình tư vấn khách hàng về các dịch vụ 

Khách đến spa sẽ có 2 đối tượng, khách mới và khách đã được tư vấn trước đó. Đối với khách đã được tư vấn trước đó, bạn chỉ cần tìm ngay gói liệu trình phù hợp với khách và tiến hành cho khách trải nghiệm liệu trình ngay. 

Đối với khách hàng mới, đội ngũ tư vấn sẽ phải hỏi thăm khách hàng, tìm hiểu khách hàng đang gặp vấn đề gì trước khi tư vấn và đưa ra các liệu trình. Điều này sẽ tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái khi chia sẻ, thay vì cảm giác đang bị nhân viên ép mua dịch vụ. 

Có thể bạn quan tâm: Mẫu content ấn tượng cho spa làm đẹp thu hút khách hàng

Quy trình bán dịch vụ 

Chủ spa cần phải tạo ra một quy trình bán dịch vụ thật chuyên nghiệp để tăng tính trải nghiệm khách hàng. Sau khi khách hàng chốt liệu trình, nhân viên tư vấn sẽ bắt đầu báo giá cũng như các chương trình ưu đãi nếu cáo, thời gian và cam kết về kết quả, …

Mức giá và chương trình ưu đãi phải được thống nhất từ trước đó, và được thống nhất ở mọi chi nhánh. Người tư vấn phải có kiến thức và nắm rõ chương trình mỗi tháng, tránh nhầm lẫn, hoặc tránh bán sau giá cho khách hàng. 

Quy trình thực hiện liệu trình 

Đây chính là bước cực kỳ quan trọng đối với khách hàng, cũng như là bước kết luận chất lượng dịch vụ ở spa. Chủ spa cần phải đầu tư vào quy trình thực hiện liệu trình với chuyên viên tay nghề cao, công nghệ áp dụng trong làm đẹp phải tân tiến và hiện đại. Đồng thời quy trình thực hiện liệu trình phải chặt chẽ, đúng các bước, đảm bảo về chất lượng, thời gian diễn ra dịch vụ, …. 

Quy trình này cần được thực hiện: 

• Nhân viên tư vấn sẽ dẫn khách hàng thay đồ, tháo trang sức, vật dụng cá nhân (nếu có), sau đó đưa vào phòng thực hiện liệu trình, giao khách hàng cho kỹ thuật viên spa. 
• Kỹ thuật viên spa sẽ tiếp nhận khách hàng và dẫn khách về phòng/ giường sẽ thực hiện liệu trình.
• Kỹ thuật viên thực hiện liệu trình cho khách hàng. 

Toàn bộ quá trình cần được thực hiện nghiêm chỉnh, chuyên tâm, giúp khách hàng có thời gian trải nghiệm dịch vụ hoàn hảo nhất. 

Quy trình hoàn thiện liệu trình

Sau khi kết thúc  liệu trình, kỹ thuật viên sẽ hỏi thăm về khách hàng về trải nghiệm, dặn dò những lưu ý nếu có. Sau đó kỹ thuật viên sẽ dẫn khách hàng xuống lại quầy lễ tân, hướng dẫn khách lấy sản phẩm/ thuốc nếu có. 

Quy trình thanh toán

Một spa cần có 1 đội ngũ thanh toán riêng biệt, không nên tích hợp 1 vị trí mà làm nhiều công việc khác nhau. Sau khi đưa khách hàng xuống dưới, kỹ thuật viên phải nộp lại thông tin của khách hàng. Người nhân viên thu tiền sẽ thực hiện thanh toán tiền với khác, cung cấp biên lai hoặc hóa đơn một cách rõ ràng. 

Để tăng trải nghiệm, các spa nên có sẵn mã QR code ngân hàng thanh toán liên kết dành cho những khách hàng không có tiền mặt. 

Quy trình tiễn khách 

Việc tiễn khách cũng đánh mạnh vào sự hài lòng của khách hàng. Sau khi hoàn thành mọi thủ tục, sẽ có nhân viên tiễn khách ra ngoài, trong lúc này, nhân viên cần hỏi thăm quá trình trải nghiệm của khách, và nhắc lại lịch tái khám của khách trong lần tiếp theo. Cuối cùng hãy cúi đầu cảm ơn khác với thái độ niềm nở, vui vẻ. 

Quy trình đóng cửa spa

Chủ spa cần có một quy trình đóng cửa, kết thúc một ngày hoạt động. Cuối ngày, các nhân sự trong spa cần thực hiện các công việc: dọn dẹp cơ sở, kể cả máy móc, sắp xếp gọn gàng lại giường, khăn, mỹ phẩm. Nhân viên có trách nhiệm tắt mọi thiết bị điện, kiểm tra lại các hệ thống liên quan đế tránh các trường hợp gây nguy hiểm. 

Quy trình này nhằm đảm bảo tài sản, cũng như để spa luôn ở trong trạng thái sạch sẽ, sẵn sàng đón tiếp khách bất kỳ lúc nào. 

Quy trình chăm sóc khách hàng sau khi sử dụng liệu trình 

Việc chăm sóc khách hàng sau khi sử dụng liệu trình là cực kỳ quan trọng. Bởi thông qua bước này, bạn sẽ nhận được 2 lợi ích: 

• Kịp thời nghe được đánh giá của khách hàng để cải thiện và giải quyết các vấn đề mà khách gặp phải khi sự việc đang ở mức độ nhỏ. 
• Tạo sự tôn trọng và quan tâm đến khách hàng. 

6 bước thực hiện quy trình vận hành spa hiệu quả 

Sau khi nắm được một spa cần có nhưng quy trình nào để vận hành tốt hơn, thì chủ spa cần phải đưa ra cho bản thân các bước để áp dụng, thúc đẩy việc kinh doanh trở nên hiệu quả. Các bước thực hiện cần phải chặt chẽ, có kiến thức, có tối ưu, có giám sát và có đánh giá. 6 bước trong quy trình thực hiện này cụ thể như sau: 

• Tìm hiểu, tích lũy kiến thức về quản lý mô hình kinh doanh spa. 
• Tham khảo và xây dựng một quy trình vận hành spa phù hợp với mô hình spa mà mình đã lựa chọn. 
• Liên tục tìm hiểu và nắm rõ các quy định pháp luật về việc vận hành, kinh doanh spa để không bị sai sót, hoặc rơi vào tình trạng kinh doanh trái phép. 
• Thực hiện đào tạo quy trình và kỹ năng cho các nhân viên của mình. 
• Áp dụng quy trình vận hành spa vào spa của mình. 
• Giám sát chặt chẽ quy trình.
• Đánh giá lại hiệu quả của hoạt động, đưa ra hướng cải tiến hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có. 

Những lưu ý khi xây dựng quy trình vận hành spa 

Ngoài việc có kiến thức, thì trong quá trình xây dựng quy trình quản lý vận hành spa, chủ spa cần phải lưu ý một số vấn đề sau đây: 

• Lựa chọn những quy trình quản lý thật sự phù hợp với quy mô mà bạn đang hoạt động. Không nên áp dụng những quy trình đối với spa lớn cho các spa nhỏ hoặc ngược lại. 
• Nắm rõ các quy trình và điều khoản của pháp luật liên quan đến việc kinh doanh spa. 
• Vạch sẵn phân khúc khách hàng, tìm hiểu và thấu hiểu khách hàng (insight khách hàng). 
• Áp dụng chiến dịch quảng cáo, marketing phù hợp để mở rộng thương hiệu và tiếp cận nhiều khách hàng hơn. 
• Mỗi vị trí công việc đều có nhóm nhân sự hỗ trợ, không nên tối ưu công việc bằng cách 1 nhân sự làm nhiều việc khác nhau. 
• Áp dụng công nghệ vào việc quản lý, vận hành spa. 
• Luôn giám sát và đánh giá việc thực hiện quy trình trong thời gian ngắn

Vận hành và quản lý spa là một trong những kỹ năng cần thiết của một chủ spa. Song song với khóa học spa để hành nghề, mở tiệm, bạn cũng cần tham gia một khóa học quản lý, vận hành spa để có những kiến thức cần thiết nhất. Khi tham gia khóa học spa tại Seoul Academy, học viên sẽ được tặng ngay khóa học quản lý spa trọn gói, cung cấp đủ kiến thức và nền tảng vững chắc để các chủ spa tương lai tự tin khi hành nghề, khởi nghiệp. Hãy đăng ký ngay khóa học tại Seoul Academy qua hotline 1800 0084 để được tư vấn miễn phí. 

Đăng ký nhận ngay học phí giảm 30%

Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến quy trình vận hành spa. Có thể thấy rằng, chủ spa cần phải nắm rõ những kiến thức này nhằm giúp việc hoạt động kinh doanh spa phát triển và diễn ra suôn sẻ hơn. Hy vọng những gì được chia sẻ trong bài viết đã cung cấp cho bạn các kiến thức hữu ích. Chúc bạn áp dụng thành công và quản lý tốt spa của mình. 

Xem thêm: TOP 5 địa chỉ học quản lý spa tại Hà Nội được nhiều người quan tâm